Die elektronische Rechnung
wird Pflicht im B2B-Bereich:

Das kommt auf Unternehmen zu

Unternehmen werden ab dem 01.01.2025 verpflichtet, im B2B-Bereich elektronische Rechnungen auszustellen. Die gesetzliche Grundlage dafür ist mit dem Wachstumschancengesetz geschaffen. Doch wie sehen die Übergangsfristen aus und für wen gilt sie? Das erfahren Sie in diesem Artikel.

Elektronische Rechnungen sind in Deutschland bereits Pflicht, wenn Unternehmen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen. In diesem Fall müssen Rechnungen die Anforderungen der so genannten E-Rechnungsverordnung erfüllen.

Ansonsten hatten Unternehmen bisher die Wahl, in welcher Form ihre Rechnungen gestellt werden, beispielsweise als:

Rechnung in Papierform
Rechnung als PDF
XRechnung
ZuGFeRD-Rechnung

Neue Regeln zur E-Rechnungspflicht ab 2025

Ab dem 1.1.2025 wird es hier eine wesentliche Änderung geben: Unternehmen sind dann grundsätzlich verpflichtet, im B2B-Bereich (Business-to-Business) elektronische Rechnungen auszustellen. Was bedeutet das genau?

Wenn ein Unternehmen Lieferungen oder Leistungen an ein anderes Unternehmen erbringt und dafür eine Rechnung ausstellt, kann es nicht mehr frei entscheiden, in welcher Form die Rechnung ausgestellt wird. Es muss sich zwingend um eine sogenannte elektronische Rechnung (E-Rechnung) handeln.

Was genau ist eine E-Rechnung?

An eine elektronische Rechnung werden künftig hohe Anforderungen gestellt. Eine E-Rechnung muss demnach in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, welches eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Außerdem muss sie den Vorgaben der EU-Richtlinie (2014/55/EU) entsprechen.

Die Finanzverwaltung hat gegenüber verschiedenen Verbänden bereits Stellung zu der Frage genommen, welche Rechnungsformate den neuen Anforderungen entsprechen. Dabei wurde u.a. klargestellt, dass die Formate ZuGFeRD und XRechnung den neuen Anforderungen entsprechen. Auch das EDI-Verfahren ist unter bestimmten Voraussetzungen weiter anwendbar.

Wichtig: Eine Rechnung, die als PDF per E-Mail versandt wird, gilt nicht als E-Rechnung gemäß den Vorgaben der EU-Richtlinie! PDF-Rechnungen und Rechnungen in Papierform zählen ab 2025 als „sonstige Rechnung“.

Eine entsprechende gesetzliche Neuregelung zur E-Rechnungspflicht in Deutschland ist nun durch das sog. Wachstumschancengesetz im Umsatzsteuergesetz erfolgt.

Wann erfolgt die Umstellung auf die Pflicht zur elektronischen Rechnung?
Die E-Rechnungspflicht ist Bestandteil des Wachstumschancengesetzes. Dieses wurde am 22. März 2024 vom Bundesrat angenommen. Die neuen Regelungen im Hinblick auf die Pflicht zur elektronischen Rechnung gelten bereits ab dem 1.1.2025. Allerdings gibt es auch Übergangsfristen, um die Umstellung zu erleichtern:

Bis zum 31.12.2026 können Umsätze im Bereich B2B, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, noch als Papierrechnungen und Rechnungen als PDF übermittelt werden, wenn der Rechnungsempfänger diesem Verfahren zustimmt.
Bis zum 31.12.2027 ist dies auch für Umsätze im Jahr 2027 möglich, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers 800.000 Euro nicht übersteigt.
Doch ab 2028 wird die elektronische Rechnung dann tatsächlich zwingend in allen Bereichen zur Anwendung kommen.

Warum kommt gerade jetzt die Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich?
Die Digitalisierung in der EU soll vorangetrieben werden – auch im Bereich der Umsatzsteuer. Denn gerade in diesem Bereich kommt es immer wieder zu Betrugsfällen, die ohne digitale Prozesse nur schwer aufzudecken sind. Eine Initiative der EU-Kommission (VAT in the Digital Age - kurz: ViDA) hat daher ein Maßnahmenpaket erarbeitet. Dieses sieht unter anderem die Verpflichtung zur Einführung elektronischer Rechnungen und ein zentrales Meldesystem vor.

Das Wachstumschancengesetz und die E-Rechnungspflicht ab 2025 leiten erste Schritte in die Wege, damit die ViDA-Maßnahmen zeitnah in nationales Recht umgesetzt werden können.

Elektronische Rechnungen als Vorteil für Unternehmen

Elektronische Rechnungen können Unternehmen viele Vorteile bieten:

Durch entsprechende Softwarelösungen können viele Arbeitsprozesse vereinfacht werden
Bezahlprozesse funktionieren dank rascherer Durchlaufzeiten schneller
Die Fehleranfälligkeit sinkt
Es fallen weder Papierkosten noch Porto an

Auf Dauer sind elektronische Rechnungen also auch kostengünstiger als die Ausstellung von Papierrechnungen.

Die E-Rechnungspflicht: So sollten Unternehmen jetzt handeln

Unternehmen, die noch keine elektronischen Rechnungen versenden, müssen jetzt ihre Rechnungsprozesse durchleuchten. Sie sollten prüfen, ob ihr Rechnungsprogramm dazu in der Lage ist, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Ist dies nicht der Fall, sollten sie sich bereits Gedanken über die nötige Umstellung machen.

Die Übergangsfristen sollten nicht dazu verleiten, das Thema auf die lange Bank zu schieben: Eine korrekte Rechnungsstellung ist für Unternehmen eine wichtige Grundlage, um Umsätze zu realisieren und zeitnah Liquidität zu sichern. Dieser Prozess muss reibungslos funktionieren.

Die aktuellen Neuregelungen erhöhen die Anforderungen an den Rechnungsprozess. Unternehmen müssen zudem sicherstellen, dass elektronische Rechnungen ordnungsgemäß archiviert werden. Sie sollten sich daher bereits jetzt auf die Einführung vorbereiten, ihre Prozesse frühzeitig anpassen und die aktuellen Entwicklungen im Blick behalten.

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Inflationsausgleichsprämie:
Bis zu 3.000 Euro steuerfrei

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sollen die Möglichkeiten erhalten, ihren Beschäftigten steuer- und abgabenfrei einen Betrag bis zu 3.000 Euro zu gewähren. Das sieht die sogenannte Inflationsausgleichsprämie vor, die die Bundesregierung auf den Weg gebracht hat und der Bundestag und Bundesrat zugestimmt haben. Der Begünstigungszeitraum ist bis zum 31. Dezember 2024 befristet.

Die Inflationsausgleichsprämie ist Teil des dritten Entlastungspakets vom 3. September 2022. „Der Bund ist bereit, bei zusätzlichen Zahlungen der Unternehmen an ihre Beschäftigten einen Betrag von bis zu 3.000 Euro von der Steuer und den Sozialversicherungsabgaben zu befreien“, so Punkt 10 des Beschlusses.

Prämie gilt bis Ende 2024
Grundlage für die Inflationsausgleichsprämie ist die Formulierungshilfe für einen Änderungsantrag der Koalitionsfraktionen, die in das parlamentarische Verfahren des „Gesetzes zur temporären Senkung des Umsatzsteuersatzes auf Gaslieferungen über das Erdgasnetz“ eingebracht wurde.

Eckpunkte der Regelung sind unter anderem:

Der Begünstigungszeitraum ist zeitlich befristet - vom Tag nach der Verkündung des Gesetzes bis zum 31. Dezember 2024. Der großzügige Zeitraum gibt den Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern Flexibilität.
In diesem Zeitraum sind Zahlungen der Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber bis zu einem Betrag von 3.000 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei möglich.
Gezahlt werden kann auch in mehreren Teilbeträgen.
Die Inflationsausgleichsprämie muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Jeder Arbeitgeber kann die Steuer- und Abgabenfreiheit für solche zusätzlichen Zahlungen nutzen.

Zudem wird die Arbeitslosengeld II/Sozialgeld-Verordnung dahingehend ergänzt, dass die Inflationsausgleichsprämie bei einkommensabhängigen Sozialleistungen nicht als Einkommen angerechnet wird.

Quelle: https://www.bundesregierung.de/breg-de/themen/entlastungen-im-ueberblick/inflationsausgleichspraemie-2130190

Umsetzung in Lexware Lohn&Gehalt

Inflationsausgleichsprämie gem. § 3 Nr. 11c EStG abrechnen

Arbeitgeber können ihren Beschäftigten ab dem 26.10.2022 bis zum 31.12.2024 zum Ausgleich der Inflation 3.000 Euro steuer- und abgabenfrei zukommen lassen. Das Gesetz wurde am 25.10.2022 im Bundesgesetzblatt verkündet und tritt rückwirkend zum 01.10.2022 in Kraft.

Hintergrund

Steuerfrei sind gem. § 3 EStG Nr.11c Leistungen, die...

"Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn vom Arbeitgeber in der Zeit vom 26. Oktober 2022 bis zum 31. Dezember 2024 in Form von Zuschüssen und Sachbezügen gewährte Leistungen zur Abmilderung der gestiegenen Verbraucherpreise bis zu einem Betrag von 3 000 Euro;"

Hinweis: Die Inflationsausgleichsprämie bleibt auch in der Sozialversicherung beitragsfrei.

Voraussetzung

Voraussetzung ist, dass die Beihilfen oder Unterstützungen infolge der anhaltend hohen Inflation...

im begünstigten Zeitraum,
zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn und
zur Abmilderung der zusätzlichen Belastung durch die Inflation gezahlt werden.

Hinweise:

Fragen Sie im Zweifel Ihren steuerlichen Berater, ob das Merkmal der "Zusätzlichkeit"erfüllt ist. Hierbei sind ggf. arbeitsvertragliche/rechtliche Verpflichtungen zu prüfen.
Gehaltsumwandlungen von ohnehin geschuldeten Leistungen (z. B. von Urlaubs- oder Weihnachtsgeld) erfüllen das Merkmal der Zusätzlichkeit nicht.
Die Inflationsausgleichsprämie kann in einem Betrag oder gestückelt bis zu insgesamt 3.000 EUR gewährt werden.
Die Auszahlung ist freiwillig.
Begünstigte Arbeitnehmer: Auch in Teilzeit beschäftigte Mitarbeiter oder geringfügig Beschäftigte können die Inflationsausgleichsprämie abgabenfrei erhalten.
Die Sonderzahlung kann für jedes Dienstverhältnis gesondert geleistet werden. Folglich darf der steuerfreie Höchstbetrag von 3.000 EUR pro Dienstverhältnis ausgeschöpft werden.
Dies gilt nicht, wenn der Arbeitnehmer im Kalenderjahr bei demselben Arbeitgeber mehrere Dienstverhältnisse ausgeübt hat.

Vorgehen im Programm

Um die Inflationsausgleichsprämie steuer- und sozialversicherungsfrei abzurechnen, müssen Sie in Lexware lohn+gehalt eine neue Lohnart anlegen.

Schritt 1: Neue Lohnart mit den gewünschten Kennzeichen anlegen

Rufen Sie den Menüpunkt 'Verwaltung-Lohnarten auf'.
Klicken Sie in der 'Übersicht Lohnarten' auf den Bereich 'Einmalzahlung' und wählen Sie Option 'Neue Lohnart'.

Auf der Seite 1 wird die nächste freie Lohnart (im Beispiel: 'Lohnschlüssel: 1007') vorgeschlagen.
Benennen Sie die Lohnart so, dass der Grund der Zahlung ersichtlich ist, z. B. 'Inflationsausgleichsprämie'.
Ändern Sie auf der Seite 'Kennzeichen Seite 2 von 3' die Einstellungen unter 'Steuerpflicht' auf 'steuerfrei' und die 'Sozialversicherungspflicht' auf 'sozialversicherungsfrei'.
Wählen Sie das Datum 'Lohnart gültig ab'.
Übernehmen Sie die übrigen Kennzeichen der Lohnart wie voreingestellt.
Wechseln Sie mit 'Weiter>' auf die nächste Seite und klicken Sie auf 'Speichern'.

Hinweis: Lexware lohn+gehalt macht Sie auf die fehlende Fibu-Kontenzuordnung aufmerksam. Sie können die Konten gleich eingeben oder zu einem späteren Zeitpunkt.

Schritt 2: Prämienzahlung eingeben

Rufen Sie die Lohnangaben des Mitarbeiters auf und erfassen Sie die Sonderzahlung in der neu angelegten Lohnart (Bereich 'Einmalzahlung').

Darstellung auf der Lohnabrechnung (Kennzeichen F = steuer/sv-frei):

Hinweis: Im Lohnkonto ist die Sonderzahlung im Bereich 'Steuer Berechnungsgrundlagen' unter dem Eintrag 'sonst st.freie Bezüge' dokumentiert.

Quelle: Lexware

Gerne helfen wir Ihnen bei dieser und anderen Lexwarethematiken weiter.
Nehmen Sie doch einfach Kontakt mit uns (Main-Business GmbH - Lexware Goldpartner) auf.

Bonuszahlungen in der Corona-Krise

Nach einem Erlass des Bundesministerium für Finanzen (BMF) können Arbeitgeber ihren Beschäftigten aufgrund der Corona-Krise Beihilfen und Unterstützungen bis zu 1.500 EUR steuerfrei ausbezahlen.

Hintergrund: Ergänzung des § 3 EStG
Steuerfrei sind gem § 3 EStG Nr.11a "...zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn vom Arbeitgeber in der Zeit vom 1. März 2020 bis zum 30. Juni 2021 auf Grund der Corona-Krise an seine Arbeitnehmer in
Form von Zuschüssen und Sachbezügen gewährte Beihilfen und Unterstützungen bis zu einem Betrag von 1 500 Euro;"

Hinweis vom 07.05.2021:
Der Bundestag hat am 5.5.2021 das "Gesetz zur Modernisierung der Entlastung von Abzugsteuern und der Bescheinigung von Kapitalertragsteuer (AbzStEntModG)" beschlossen. Eine Änderung betrifft die Auszahlungsfrist für Corona-Sonderzahlungen an Arbeitnehmer. Die Zahlungsfrist für die Steuerbefreiung von Corona-Sonderzahlungen nach § 3 Nr 11a EStG wird bis zum 31.3.2022 verlängert. Das bedeutet nicht, dass die 1.500 EUR mehrmals steuerfrei ausgezahlt werden kann. Lediglich der Zeitraum für die Gewährung der Sonderzahlung (auch in Teilbeträgen möglich) wird vom 30.06.2021 auf den 31.3.2022 verlängert.

Voraussetzung:

Die Beihilfen und Unterstützungen müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden. Die steuerfreien Leistungen sind im Lohnkonto aufzuzeichnen. Andere Steuerbefreiungen und Bewertungserleichterungen bleiben hiervon unberührt. Die Beihilfen und Unterstützungen bleiben auch in der Sozialversicherung beitragsfrei".
Wichtig: Fragen Sie ggf. Ihren steuerlichen Berater, ob eine steuerfreie Auszahlung eines Zuschusses steuerfrei als Corona Beihilfe möglich ist.

Vorgehen im Programm:

Um den Bonus steuer- und sozialversicherungsfrei abzurechnen, müssen Sie in Lexware lohn+gehalt eine neue Lohnart anlegen.

Schritt 1: Neue Lohnart mit den gewünschten Kennzeichen anlegen

Rufen Sie den Menüpunkt 'Verwaltung-Lohnarten auf'.
Klicken Sie in der 'Übersicht Lohnarten' auf den Bereich 'Einmalzahlung' und wählen Sie Option 'Neue Lohnart'.
Auf der ''Seite 1' wird die nächste freie Lohnart im Beispiel: 'Lohnschlüssel: 1007' vorgeschlagen. Benennen Sie die Lohnart so, dass der Grund der Zahlung bei einer evtl. Betriebsprüfung ersichtlich ist, z.B. 'Corona-Sonderzahlung'.
Wählen Sie als 'Art der Neuanlage' den Eintrag 'Manuell' und klicken Sie auf 'Weiter>'.
Ändern Sie auf der Seite 'Kennzeichen Seite 2 von 3' die Einstellungen unter 'Steuerpflicht' auf 'steuerfrei' und die 'Sozialversicherungspflicht' auf 'sozialversicherungsfrei'.
Wählen Sie das Datum 'Lohnart gültig ab'.
Übernehmen Sie die übrigen Kennzeichen der Lohnart wie voreingestellt.
Wechseln Sie mit 'Weiter>' auf die nächste Seite und klicken Sie auf 'Speichern'.

Hinweis: Lexware lohn+gehalt macht Sie auf die fehlende Fibu-Kontenzuordnung aufmerksam. Sie können die Fibu Konten gleich eingeben oder zu einem späteren Zeitpunkt.